Dès lors que Woocommerce Book Keeper est paramétré à votre convenance, vous pouvez exporter les données des ventes de votre boutique Woocommerce.

Exporter ses commandes

Pour ce faire, rendez vous sur la page d’export : Book Keeper > Exporter Commandes

export

Woocommerce Book Keeper va exporter les commandes validées et les commandes remboursées.

Voici les possibilité de la version Expert :

Choix de la période à exporter

Le premier élément demandé est évidemment la période sur laquelle vous souhaitez exporter vos commandes. Plus cette période est longue et plus le temps de traitement peut être long aussi.

Nous vous conseillons toujours de maintenir votre comptabilité le plus à jour possible.

Ainsi, en cliquant sur le premier champ de texte, vous choisissez la date de début de période via un calendrier. Cliquez sur la date de votre choix.

date

 

Idem pour la date de fin de période.

Date prise en compte

Maintenant que vous avez défini les dates entre lesquelles vous souhaitez exporter vos ventes, vous avez la possibilité de choisir si doivent être prises en compte les dates de passage de commande, ou les dates de validation de commande.

date-prise-en-compte

Assurez vous de choisir la même date (validation / commande / facturation) que celle choisie par votre plugin de facturation. De même si vous créez les factures manuellement, vous souhaiterez potentiellement valider votre commande sur Woocommerce au moment de la création de votre facture.

Cette option permet de répondre à ce besoin.

Méthode de paiement à afficher dans le libellé

Vous pouvez choisir de faire apparaître les modes de paiement dans le libellé de vos ventes de 3 façons :

gateways

  • Ne pas le faire apparaître
  • Le faire apparaître selon un code formaté automatiquement
  • Selon les codes que vous aurez préalablement défini (si aucun code n’est défini, le code automatique prendra le relais)

Numéro de pièce

Vous pouvez choisir de modifier les paramètres de numérotation de pièces. Par défaut, le numéro de facture (s’il existe) sert de numéro de pièce.

Cependant, nous avons constaté que souvent les banques retenaient les numéros de commandes dans leurs relevés CSV. Ainsi vous pouvez choisir de faire apparaître le numéro de commande plutôt que le numéro de facture afin de permettre un lettrage automatique dans votre logiciel comptable. Le numéro de facture sera toujours disponible dans le libellé pour vous permettre de retrouver facilement l’opération.

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Niveau de détail Client / Produits / Taxes / Méthode d’expédition

Pour le compte client, vous pouvez choisir d’effectuer un tri par client, par pays ou par mode de paiement.

customer-select

Pour les autres éléments suivants vous pouvez décider le niveau de détail :

produits

Produits

Soit tous les produits sont regroupés dans le même compte comptable et code analytique (les données générales seront utilisées) et vous obtenez une somme globale.

Soit vous avez le détail de tous les produits de la commande avec le détail des comptes comptables et codes analytiques de chaque produit.

Taxes

A l’instar des produits, vous pouvez avoir un montant global avec le compte comptable générique.

Soit, si vous avez plusieurs taxes applicables sur la même vente, ou si vous vendez dans plusieurs pays, vous avez le détail des taxes avec les paramètres détaillés choisis.

Méthodes d’expédition

Enfin, vous pouvez avoir un export simplifié où le compte comptable générique sera appliqué pour la méthode d’expédition.

Ou vous pouvez avoir le détail des montants et comptes comptables des modes d’expédition détaillés.

Séparateur

Le séparateur est un élément important car il est déterminé par votre logiciel de comptabilité. Le standard habituel est la virgule, mais certains logiciels comptables préféreront utiliser la tabulation, car moins équivoque (en effet, on peut trouver la virgule dans les libellés).

Ainsi, vous avez trois options :

separator

  • virgule,
  • point-virgule,
  • tabulation.

Une fois vos paramètres d’export choisis, il vous suffit de cliquer sur bouton Exporter.

Exporter ses avoirs

Le comportement d’export des avoirs est sensiblement le même que l’export des commandes. Cependant, il est important de noter qu’en fonction de la manière dont votre remboursement sera effectué de nombreuses choses peuvent poser problème d’un point de vue comptable.

Effectuer un remboursement

Woocommerce permet d’effectuer des remboursements sur chaque commande.
Nous vous recommandons d’effectuer un remboursement le plus précis dès cette étape.

remboursement

 

En effet, Woocommerce enregistre les données détaillées qui permettent à Book Keeper d’exporter des données détaillées également… Si vous n’indiquez qu’un montant global, Woocommerce Book Keeper ne pourra pas l’attribuer à un compte comptable.

Comportement en cas de montant de remboursement global

Export simple

Si vous faites un export simple, Woocommerce Book Keeper partira du principe que vous remboursez la valeur totale ou partielle d’un produit. En effet, dans la plupart des cas, les produits sont la principale valeur de la commande.

Export détaillé

En cas d’export détaillé, Woocommerce Book Keeper placera votre remboursement global dans un compte exceptionnel et vous alertera afin que vous puissiez réattribuer avec précision les données.

Pour tout le reste, le comportement d’export est similaire à l’exception que Woocommerce Book Keeper utilisera les données de paiement et la numérotation de la commande parente à votre avoir.