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Si, par exemple, vous autorisez les pré-commandes sur votre site vous pouvez avoir besoin d’exporter des ventes qui n’ont pas encore été expédiées.

Ainsi vous pouvez sélectionner les statuts de commande que Woocommerce Book Keeper doit exporter.

Il vous suffit de cocher les cases correspondantes et de sauvegarder dans les paramètres généraux.

order-status

Nous vous conseillons nativement de choisir au moins les commandes expédiés et les commandes remboursées. Ainsi vous profiterez de toutes les fonctionnalités des exports d’avoir.

En effet, pour pouvoir être précis, vous devez avoir enregistré la commande qui a été remboursée et l’avoir correspondant en comptabilité.

Votre logiciel comptable peut avoir une carte des colonnes fixe. Ainsi, Woocommerce Book Keeper vous permet d’adapter le fichier exporté afin de correspondre à ce qu’attends votre logiciel comptable.

Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre dans les paramètres généraux et de cliquer-glisser la liste des colonnes suivantes afin de les mettre dans l’ordre attendu :

columns-order

La sauvegarde est automatique.

Lors de votre prochain export les colonnes seront dans l’ordre indiqué dans les paramètres généraux.

Vous avez également à disposition 4 colonnes vides si nécessaire. Si ces dernières n’avaient pas d’usage, il vous suffit de les laisser en fin de liste.

Si votre logiciel comptable cartographie automatiquement les colonnes en fonction de leurs entêtes, ou si vous souhaitez les traduire dans votre langue vous pouvez avoir besoin de les modifier et de les enregistrer une bonne fois pour toute !

Vous pouvez le faire dans les paramètres généraux :

csv-columns-headers

Ainsi, tapez l’entête de chaque colonne dans le champs correspondant puis sauvegardez.

Le fichier d’export est au format CSV encodé en UTF-8.

En fonction de vos paramètres d’export, votre fichier peut avoir des formes variables. Cependant, son cadre général reste toujours le même :

Code Journal

Le code journal permet d’indiquer dans quel journal va cette écriture. Ici, le journal des ventes.

Date de la Pièce comptable

Toute pièce comptable a une date, en fonction de vos choix de facturation, vous pouvez opter pour la date de commande (si facturation immédiate), ou la date de validation (si facturation au moment de la validation de la commande).

Numéro de la pièce comptable

Le numéro de pièce comptable est par défaut le numéro de commande attribué par Woocommerce, sauf si vous utilisez le plugin Woocommerce PDF Invoices & Packing Slip. Dans ce cas, le numéro sera celui de la facture générée par le plugin de facturation.

Compte Comptable

Ici vous retrouvez le compte comptable paramétré pour la ligne concernée.

Libellé de l’écriture

Le libellé de l’écriture prend par défaut le nom de la société (en majuscule), le nom et le prénom du client facturé. A ceci, peuvent s’ajouter le préfixe de libellé et le mode de paiement selon le format choisi (en version Expert uniquement). Nous avons opté pour ce format afin de faciliter la recherche des écritures en fonction du nom du client.

Débit

Au débit se trouvent les montants au débit du compte comptable indiqué. Généralement, vous trouverez ici les montants facturés au client et les montants des codes promos déduits des comptes de produit.

Crédit

Au crédit se trouvent les montants au crédit du compte comptable indiqué.

Code Analytique

Vous trouverez ici le code analytique, si lieu d’être, paramétrés pour cette ligne.

Exemple

exemple-export-simple

 

Dans cet exemple d’export simple, nous avons une seule vente : ici, la première ligne correspond au compte client, la seconde au compte produit, la troisième au compte de taxe et la dernière au compte d’expédition.

L’écriture est parfaitement lettrée : la somme des montants au débit est égale à la somme des montants au crédit.

Mais parfois, des variations d’arrondis faussent les données et les écritures ne lettrent plus. L’import dans votre logiciel comptable est alors bloqué afin que vous puissiez vérifier vos écritures et corriger ces problèmes de lettrage.

Heureusement, Woocommerce Book Keeper Expert trouve automatiquement ces erreurs d’arrondis pour vous et compense ces erreurs en ajoutant une ligne de crédit ou charge exceptionnels afin l’écriture puisse se lettrer.

Afin de se limiter aux erreurs d’arrondis, ces lignes ne sont créées que si l’écart de lettrage ne dépasse pas 0,03. En dehors de cette limite, Woocommerce Book Keeper Expert vous demandera de vérifier cette vente en affichant une alerte avant la première ligne de la vente.

Dès lors que Woocommerce Book Keeper est paramétré à votre convenance, vous pouvez exporter les données des ventes de votre boutique Woocommerce.

Exporter ses commandes

Pour ce faire, rendez vous sur la page d’export : Book Keeper > Exporter Commandes

export

Woocommerce Book Keeper va exporter les commandes validées et les commandes remboursées.

Voici les possibilité de la version Expert :

Choix de la période à exporter

Le premier élément demandé est évidemment la période sur laquelle vous souhaitez exporter vos commandes. Plus cette période est longue et plus le temps de traitement peut être long aussi.

Nous vous conseillons toujours de maintenir votre comptabilité le plus à jour possible.

Ainsi, en cliquant sur le premier champ de texte, vous choisissez la date de début de période via un calendrier. Cliquez sur la date de votre choix.

date

 

Idem pour la date de fin de période.

Date prise en compte

Maintenant que vous avez défini les dates entre lesquelles vous souhaitez exporter vos ventes, vous avez la possibilité de choisir si doivent être prises en compte les dates de passage de commande, ou les dates de validation de commande.

date-prise-en-compte

Assurez vous de choisir la même date (validation / commande / facturation) que celle choisie par votre plugin de facturation. De même si vous créez les factures manuellement, vous souhaiterez potentiellement valider votre commande sur Woocommerce au moment de la création de votre facture.

Cette option permet de répondre à ce besoin.

Méthode de paiement à afficher dans le libellé

Vous pouvez choisir de faire apparaître les modes de paiement dans le libellé de vos ventes de 3 façons :

gateways

  • Ne pas le faire apparaître
  • Le faire apparaître selon un code formaté automatiquement
  • Selon les codes que vous aurez préalablement défini (si aucun code n’est défini, le code automatique prendra le relais)

Numéro de pièce

Vous pouvez choisir de modifier les paramètres de numérotation de pièces. Par défaut, le numéro de facture (s’il existe) sert de numéro de pièce.

Cependant, nous avons constaté que souvent les banques retenaient les numéros de commandes dans leurs relevés CSV. Ainsi vous pouvez choisir de faire apparaître le numéro de commande plutôt que le numéro de facture afin de permettre un lettrage automatique dans votre logiciel comptable. Le numéro de facture sera toujours disponible dans le libellé pour vous permettre de retrouver facilement l’opération.

numpiece-woocommerce-book-keeper

Niveau de détail Client / Produits / Taxes / Méthode d’expédition

Pour le compte client, vous pouvez choisir d’effectuer un tri par client, par pays ou par mode de paiement.

customer-select

Pour les autres éléments suivants vous pouvez décider le niveau de détail :

produits

Produits

Soit tous les produits sont regroupés dans le même compte comptable et code analytique (les données générales seront utilisées) et vous obtenez une somme globale.

Soit vous avez le détail de tous les produits de la commande avec le détail des comptes comptables et codes analytiques de chaque produit.

Taxes

A l’instar des produits, vous pouvez avoir un montant global avec le compte comptable générique.

Soit, si vous avez plusieurs taxes applicables sur la même vente, ou si vous vendez dans plusieurs pays, vous avez le détail des taxes avec les paramètres détaillés choisis.

Méthodes d’expédition

Enfin, vous pouvez avoir un export simplifié où le compte comptable générique sera appliqué pour la méthode d’expédition.

Ou vous pouvez avoir le détail des montants et comptes comptables des modes d’expédition détaillés.

Séparateur

Le séparateur est un élément important car il est déterminé par votre logiciel de comptabilité. Le standard habituel est la virgule, mais certains logiciels comptables préféreront utiliser la tabulation, car moins équivoque (en effet, on peut trouver la virgule dans les libellés).

Ainsi, vous avez trois options :

separator

  • virgule,
  • point-virgule,
  • tabulation.

Une fois vos paramètres d’export choisis, il vous suffit de cliquer sur bouton Exporter.

Exporter ses avoirs

Le comportement d’export des avoirs est sensiblement le même que l’export des commandes. Cependant, il est important de noter qu’en fonction de la manière dont votre remboursement sera effectué de nombreuses choses peuvent poser problème d’un point de vue comptable.

Effectuer un remboursement

Woocommerce permet d’effectuer des remboursements sur chaque commande.
Nous vous recommandons d’effectuer un remboursement le plus précis dès cette étape.

remboursement

 

En effet, Woocommerce enregistre les données détaillées qui permettent à Book Keeper d’exporter des données détaillées également… Si vous n’indiquez qu’un montant global, Woocommerce Book Keeper ne pourra pas l’attribuer à un compte comptable.

Comportement en cas de montant de remboursement global

Export simple

Si vous faites un export simple, Woocommerce Book Keeper partira du principe que vous remboursez la valeur totale ou partielle d’un produit. En effet, dans la plupart des cas, les produits sont la principale valeur de la commande.

Export détaillé

En cas d’export détaillé, Woocommerce Book Keeper placera votre remboursement global dans un compte exceptionnel et vous alertera afin que vous puissiez réattribuer avec précision les données.

Pour tout le reste, le comportement d’export est similaire à l’exception que Woocommerce Book Keeper utilisera les données de paiement et la numérotation de la commande parente à votre avoir.

 

Paramètres généraux

Les paramètres généraux sont les paramétrages de base : ils sont pris en comptes lorsqu’il n’existe pas de paramètre détaillé ou lorsque ceux-ci ne sont pas remplis.

parametres-generaux

 

Ils sont indispensables au bon export de votre fichier.

Ainsi vous retrouvez :

  • le compte comptable des produits, clients, taxes, options de livraison,
  • le compte analytique des produits et options de livraison,
  • la référence du journal,
  • un préfixe qui vient s’ajouter au libellé de vos écritures,
  • les comptes comptables de crédits et de charges exceptionnels en cas d’écart lié à un arrondi

Nous vous suggérons des comptes, utilisés traditionnellement dans la vente en France, cependant, il est indispensable de décider avec votre comptable pour plus de précisions ou de consulter le plan comptable général pour décider par vous même.

Consulter le Plan comptable général

Saisissez les données désirées dans les champs de texte et sauvegardez.

Si vous paramétrez entièrement les comptes comptables et codes analytiques détaillés, les paramètres généraux peuvent être considérés comme des comptes d’attente.

Paramètres détaillés des pays

Chaque pays d’expédition peut avoir son propre code comptable. Woocommerce Book Keeper peut les attribuer pour le compte client si vous en faites le choix lors de l’export. Pour paramètrer les codes comptables détaillés des pays, rendez vous dans les paramètres de pays.

Vous retrouverez ici tous les pays autorisés dans vos paramètres Woocommerce.

Saisissez les codes comptables correspondants et sauvegardez.

Lors de l’export vous aurez le choix du compte client à attribuer (par client, par mode de paiement, par pays). Dans tous les cas, si un des paramètres détaillés n’est pas rempli, le code comptable générique des paramètres généraux sera appliqué.

Paramètres détaillés de taxes

Chaque taux de taxe peut avoir son propre code comptable. Woocommerce Book Keeper va chercher dans vos paramètres de Woocommerce les taux de taxe existants afin de vous permettre de leur associer le compte comptable de votre choix.

Il vous suffit de le taper puis de sauvegarder.

Si aucun compte comptable n’est associé à une taxe, cette dernière se verra attribuer le paramètre général de taxe.

taxes-details

Paramètres détaillés de méthodes d’expédition

Woocommerce Book Keeper vous permet d’associer un compte comptable et un code analytique à chaque méthode d’expédition disponible dans Woocommerce (pour l’instant, le plugin ne prend pas en charge les plugins Table Rate Shipping, mais nous espérons pouvoir proposer à terme cette fonctionnalité).

Ainsi, il vous suffit de remplir les champs prévus à cet effet, puis de sauvegarder.

Si vous ne remplissez pas un champ, le paramètre général associé sera appliqué.

shipping-detail

Paramètres détaillés de modes de paiement

detail-paiemen-compte-comptablet

Libellé

Afin de retrouver plus facilement vos écritures lors du pointage bancaire, vous pouvez faire apparaître le mode de paiement dans le libellé de votre écriture. 3 options s’offrent à vous au moment de l’export :

  • ne pas le faire apparaître,
  • faire apparaître un version standardisée des initiales du mode de paiement,
  • choisir vous même la façon de faire apparaître chaque mode de paiement.

Vous paramétrez ici cette troisième et dernière option.

Book Keeper importe automatiquement les modes de paiement disponibles dans Woocommerce.

Il vous suffit de taper le code du mode de paiement souhaité et de sauvegarder.

Compte Comptable

Chaque mode de paiement peut avoir son propre code comptable. Woocommerce Book Keeper peut les attribuer pour le compte client si vous en faites le choix lors de l’export. Pour paramétrer les codes comptables détaillés des modes de paiement, rendez vous dans les paramètres de mode de paiement.

Vous retrouverez ici tous les modes de paiement autorisés dans vos paramètres Woocommerce.

Saisissez les codes comptables correspondants et sauvegardez.

Lors de l’export vous aurez le choix du compte client à attribuer (par client, par mode de paiement, par pays). Dans tous les cas, si un des paramètres détaillés n’est pas rempli, le code comptable générique des paramètres généraux sera appliqué.

Paramètres détaillés d’utilisateurs

Chaque utilisateur peut également se voir attribuer un compte comptable différent. Si, par exemple, vous vendez majoritairement en B to C, mais que vous avez quelques clients en B to B, nous vous conseillons de ne modifier que les comptes comptables détaillés de vos clients B to B et de laisser le paramètre général aux clients B to C.

Woocommerce Book Keeper permet une précision importante, libre à vous de paramétrer le plugin de la manière la plus adaptée à vos besoins.

Pour modifier le compte comptable d’un utilisateur, rendez vous sur la fiche de l’utilisateur souhaité via Utilisateurs > Tous les utilisateurs, et cherchez le paramètre compte comptable – client :

detail-user

 

Changez le compte comptable de l’utilisateur et sauvegardez sa fiche.

Dès lors, le compte de ce client se verra attribuer ce compte comptable plutôt que le paramètre général. Tous les autres continuerons à se voir attribuer le compte général client.

Paramètres détaillés de produits

Chaque produit peut se voir attribuer un compte comptable et un code analytique spécifique. Ainsi, si vous voulez voir apparaître dans votre comptabilité le détail des vente pour une catégorie ou un type spécifique de produit, vous pouvez le faire.

Rendez vous dans la fiche Woocommerce du produit souhaité (Produits > Tous les produits) et choisissez le produit concerné.

Dans l’onglet Woocommerce général du produit, vous avez les champs Compte comptable et Code analytique. Insérez les données souhaitées et sauvegardez votre fiche produit.

detail-product

 

Ces données viendront remplacer les données générales pour ce produit. Tous les autres produits se verront attribuer les données générales.

Une fois vos paramètres remplis selon vos exigences comptables, vous pouvez exporter les ventes de votre boutique en ligne dans un fichier vous permettant un import rapide dans votre logiciel comptable.

 

Télécharger le fichier

Après avoir acheté votre version du plugin, vous pouvez télécharger les fichiers à importer sur votre installation de WordPress par votre espace client sur notre site.

backoffice-licences

 

Vous pouvez également passer par le lien fourni dans l’e-mail de confirmation de votre achat.

Email

Uploader le fichier sur votre installation

Un fois le fichier enregistré sur votre ordinateur, il existe plusieurs moyens de le charger sur votre installation WordPress.

Par l’administration de WordPress

Rendez vous dans votre administration de WordPress.

Vérifiez que Woocommerce est bien installé et actif sur votre site.

Notre plugin nécessite WOOCOMMERCE pour fonctionner.

Cliquez sur le menu Extensions > Ajouter

upload-backoffice

        upload-plugin

Puis sur Charger une extension. Une fenêtre s’ouvre pour que vous puissiez indiquer le fichier que vous voulez charger. Sélectionnez le fichier téléchargé tel quel.

selection-fichier-upload

Ceci fait, votre plugin est chargé sur le site, vous n’avez plus qu’à l’activer.

activation-apres-install

Par le serveur FTP

Télécharger FileZilla (Client)

 

Décompressez le .zip que vous avez téléchargé sur votre disque dur. Ouvrez votre logiciel client FTP (ici Filezilla) habituel.

decompression

Naviguez dans vos fichiers : www(racine) > wp-content > plugins

dossier-filezilla

Sélectionnez le dossier complet et envoyez le dans le dossier plugins.

copie-filezilla

Vous n’avez plus qu’à activer le plugin.

Activer son plugin

Afin d’activer votre plugin, cliquez sur le menu Extensions > Toutes les extensions.

Cherchez Woocommerce Book Keeper dans la liste, et cliquez sur Activer l’extension.

liste-extension-activation

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